事務が苦手な保育士さん必見!一般事務のコツと持ち帰り仕事が少ない保育園の選び方

保育士さんの職場環境の悩みでよく聞かれるのが「仕事の多さ」や「持ち帰り残業」。保育士は意外に事務仕事が多く、時間内に終わらなければ残業になってしまいます。さらに、残業しても終わらず、自宅に「持ち帰り」や、無給労働につながってしまっている保育所もあると聞きます(あってはいけないことですが)。ここでは、保育のプロフェッショナルである保育士さんに主活動に注力してもらうために、保育園でよくある事務業務のコツや一般事務全体のポイントについてご紹介します。

保育園で発生する事務作業とは

保育園で保護者や子どもたちに対して保育サービスを提供するには、以下のような事務業務が発生します。

・日々の保育に付随する事務
・イベントの前後に発生する事務
・園の運営にかかわる事務

日々の保育に付随する事務

保護者あての連絡帳記入、保育日誌の作成、保育計画の策定、保育園だより…など、保育実務に付随する事務作業がこれに当たります。保育士さんによっては、ポスターや主活動で使う制作物の作成も自宅で行っている方がいるようです。これらの特徴は①保育士自身が行うことに価値があると思われる業務、かつ②比較的頻繁(毎日・毎週・毎月)に発生する業務といえます。

イベントに付随して発生する事務

入園式・卒園式などの式典準備、七夕・クリスマス会などの季節イベント、不定期で行われる、地域社会に向けた「公開保育」「子育て相談会」などのイベントが該当します。計画作成、スタッフの役割分担、タイムスケジュール作成、イベントの広報など内容は多岐にわたります。これらの特徴は保育士自身が行うことに価値があると思われる業務、かつ②年ごとや不定期に発生する業務といえます。年次が上がったり、保育士としてのポジションが上がるほど重要な役割を充てられることになりがちです。

園の運営にかかわる事務

シフト管理、給与・社会保険事務といった「人事事務」、備品発注・在庫管理、電話・来客対応のような「総務事務」、支払・請求処理、小口現金管理のような「経理事務」などが該当し、園を運営するために必要な事務となります。役所等の届け出や補助金申請、給食費の管理など、一部保育事業者ならではの事務もありますが、基本的には一般企業における事務スタッフと同様の業務を担当します。

園に事務員がいれば保育士の対応は不要ですが、事務員がいなければ、保育士自身が担当するケースもあります。また、将来独立したい方、園長になる希望がある方は、内容を把握するためにご自身でもある程度できるようになる必要があるかもしれません。

事務を早く終わらせるコツ

子どもたちの相手をしている間に事務作業はできませんから、保育士さんは子どもたちの寝ている時間や、帰った後に事務作業を行うことになります。ここからは、多岐にわたる保育園の事務業務を早く終わらせるコツを、一般企業の事務員の目線で考えてみます。

①作業項目を減らす
②手を掛ける事務と、手を掛けない事務に仕分けする
③ITツールを活用する

①作業項目を減らす

「そんなことできるわけがない」と言うかもしれませんが、実際、事務を早く終わらせるの最高の方法は「作業をやめること」です。つまり、今行っている作業の中で「昔からの慣習で実施しているが、行わなくても影響がでない業務」や「似たようなことを複数人(または複数回)行っていて、回数を減らすことができる業務」があれば、作業の全部、または一部をすぐにやめることができます。作業項目・タイミング・担当者を洗い出し、やめても良い事務作業がないか考えてみましょう。

②手を掛ける事務と、手を掛けない事務に仕分けする

一般企業の場合、手を掛けるべき事務は「付加価値や利益を生み出す」事務です。逆に付加価値や利益を生み出さないが、実務上必要があって行っている事務はなるべく少ない手間で実施することを目指します。

これを保育所に当てはめた場合「子どもの保育に関係すること」「保護者の満足につながること」「園のイメージアップにつながること」は価値を生み出します。逆に「経理事務」や「給与計算」などは実務上必要があって行っている事務と言えます。①で項目の見直しを行った後に残った事務業務を仕分けして、作業手順を簡略化する余地がないか見直してみましょう。

③ITツールを活用する

今まで手書きで対応していた書類や連絡帳はスマホ・タブレットに置き換えることができます。園方針で手書きを守る保育所もありますが、書くことに使っていた時間を、内容を考える時間や、子どもたちに向き合う時間に充てることができれば、保育士さんにとっても子どもたちにとっても有意義かもしれません。また、ITツールを園全体で活用すれば、自動で複数のスタッフ間で情報共有できたり、引き継ぎが容易になります。さらに、紙と違ってファイリングの手間や文具代、保管にかかる場所代がカットできるのもポイントです。

仕事のできる事務員が気を付けているポイント

ITスキルを身に着ける

紙での作業をやめるには、ITスキルを活用することが必要です。Excelであれば中級程度の数式が使えると総務・経理がはかどります。役所関連の書類はWordを使うことも多いのでWordは簡単な入力ができるようになるとよいでしょう。

ただし大切なのは、officeソフトを使いこなすことではなく、進化しているITツールを柔軟に取り入れる姿勢。特にweb上で完結するツールやRPAツールは便利なものがたくさん出ています。ニーズに応じ、セキュリティが担保できるものの中から選択して使いこなしましょう。

時間を管理する

役所に提出する書類や、給与計算など、絶対に締切を守らなくてはいけない業務が事務の中には存在します。例えば途中で園長の確認が必要な業務の場合、ゴールを逆算して園長のスケジュールや作業時間を事前におさえておく必要があります。

コミュニケーション力を身に着ける

例えば保育士のシフト作成を行う場合、便利なツールがいろいろありますが、結局はスタッフみんなで協力して必要な人数を埋めなくてはいけません。そのためには日ごろから人間関係に気を付ける必要があります。ただ仲良くなるだけではなく、相手が気持ちよく「yes」と言ってくれる言い方を工夫してみましょう。

次回行うときのために、気付きを共有する

情報共有は事務スタッフの必須スキル。万が一担当者が急に会社に来られなくなったとしても、保育園はオープンする必要があります。自分一人しかできない仕事を持たないこと、効率の良いやり方を思いついたらみんなで共有することは大切なことです。

雑務の少ない保育園を見分け、ムリない保育士生活を!

この記事では、事務がニガテな保育士さんのためのお役立ち情報を紹介してきました。しかし「やっぱり事務は苦手」「保育士として主活動に注力したい」という方も多いと思います。その場合チェックするべきポイントは2つ。

①業務の中で、ITの利用状況を聞く
②園に事務専任スタッフがいるかどうか、大手の場合は本社や外注によるサポートがあるかどうかを確認する

自分の苦手を克服するだけでなく、得意分野を伸ばして働くことも立派なキャリアプランです。自分の将来の目標に合わせて、働きやすい環境を選んでくださいね。

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